Ab 1. Januar 2027 stellen die Stadtwerke Bochum ihren Geschäftskunden nur noch sogenannte E-Rechnungen aus. Eine einfache Rechnung per Post oder E-Mail reicht dann nicht mehr aus. Die neuen Rechnungen enthalten Datensätze, die sich digital weiterverarbeiten lassen. Grundlage ist das Wachstumschancengesetz von 2024. Mit der neuen Regelung will die Bundesregierung das Steuersystem weiter digitalisieren und vereinfachen.

„Mit diesem Schritt wollen wir unsere Kunden keineswegs gängeln oder bürokratisch belasten. Wir erfüllen damit die gesetzlichen Vorgaben, die schrittweise alle Unternehmen in Deutschland betreffen. Die Umstellung sorgt langfristig für schnellere, automatisierte Abläufe, von denen auch unsere Kunden profitieren,“ erklärt Daniel Müller, Leiter Kundenmanagement im Bereich Geschäftskundenlösungen bei den Stadtwerken in Bochum. „Wir befinden uns gerade in der Umsetzungsphase. Im Juli und August haben wir bereits mit zwei größeren Kunden einen Testlauf gemacht. Ab Oktober wollen wir das Ganze dann erstmalig voll automatisiert testen.“ Bislang sei alles reibungslos verlaufen, so Müller.

Kunden können zwischen zwei Formaten wählen

Die Stadtwerke Bochum bieten ihren Geschäftskunden zwei Formate für die neue E-Rechnung an: XRechnung (Elektronische Rechnung), welche die öffentliche Hand in Deutschland (insbesondere Behörden und Kommunen) fast ausschließlich nutzen und ZUGFeRD (Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland). Beide enthalten den XML-Datensatz, der für die automatische Weiterverarbeitung notwendig ist. Allerdings dürfte ZUGFeRD am Ende das Rennen machen.

„Ich gehe davon aus, dass die meisten unserer Kunden die E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format erhalten möchten, weil es im Gegensatz zur XRechnung auch für Menschen lesbar ist und nicht nur aus unverständlichem Code besteht“, so Müller. „Beim ZUGFeRD-Format erhalten die Unternehmen ihre Rechnung als ein herkömmliches PDF, das den XML-Datensatz einfach wie in einem unsichtbaren Rucksack mit sich trägt.“

Um die E-Rechnung zu empfangen, müssen Kunden den Stadtwerken eine E-Mail-Adresse bereitstellen und mitteilen, welches Rechnungsformat sie bevorzugen. Dazu können sie ganz unkompliziert eine E-Mail an kundenmanagement@stadtwerke-bochum.de schreiben oder sich an ihren individuellen Kundenbetreuer wenden.

Haben sie die Rechnung erhalten, sind die Unternehmen dazu verpflichtet, sie im Originalformat abzuspeichern und für acht Jahre aufzubewahren. Andernfalls geht der Anspruch auf den Vorsteuerabzug gegenüber dem Fiskus verloren. Eine weitergehende Pflicht, selbst eine automatisierte Buchhaltungssoftware zu verwenden, gibt es nicht.

Ab 2028 wird die E-Rechnung für alle Unternehmen Pflicht

Bei der neuen Vorgabe handelt es sich streng genommen um eine Übergangsregelung. Wichtig zu wissen: Bereits seit Anfang 2025 gilt, dass alle Unternehmen in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen. Die Pflicht zur Ausstellung wird dagegen schrittweise eingeführt. Ab 2027 gilt sie zunächst nur für größere Unternehmen, zu denen auch die Stadtwerke Bochum gehören. Ab 2028 müssen dann alle Betriebe ihren Kunden eine elektronische Rechnung ausstellen.

Fazit:

• Ab 2027 stellen die Stadtwerke Bochum ihren Geschäftskunden Rechnungen in elektronischer Form (in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD) aus.
• Um die Rechnung zu empfangen, müssen Betriebe den Stadtwerken ihre E-Mail-Adresse und ihr Wunschformat mitteilen. Dazu können sie eine E-Mail an kundenmanagement@stadtwerke-bochum.de schreiben oder sich direkt an ihren Kundenberater wenden.
• Unternehmen müssen die E-Rechnung unverändert archivieren, andernfalls riskieren sie steuerliche Nachteile.
• Die neue Pflicht zur Ausstellung der E-Rechnung gilt zunächst nur für größere Unternehmen. Ab 2028 müssen dann alle Firmen E-Rechnungen ausstellen.